7 نکته کلیدی در طراحی اتاق جلسات

اتاق جلسه یک بخش مهم در ادارات یا شرکت ها است. معمولا مواردی مانند جلسات، ارائه کنفرانس ها و دیدار با مشتریان در این بخش صورت می‌گیرند. به همین دلیل این قسمت تاثیر زیادی بر عملکرد کلی شرکت دارد. در این مقاله به معرفی نکات کلیدی و اصول طراحی اتاق جلسات مناسب و کار آمد برای داشتن محیطی استاندارد و برگزاری جلسات به صورت موثر تر می‌پردازیم.

اصول طراحی اتاق جلسات

بهبود راحتی و کارایی اتاق جلسات باعث میشود تا شرکت‌ کنندگان بتوانند بیشتر در بحث‌ها مشارکت کنند و بهره بیشتری از جلسات ببرند. با استفاده از راه‌ حل‌ های مناسب، می‌توانید تجربه‌ای بهتر ارائه دهید که باعث نتیجه گیری بهتر و تمرکز بیشتر اعضای تیم بشود. چیدمان میز جلسه و سایر لوازم را به‌ صورت دقیق برنامه‌ ریزی کنید، به جزئیات طراحی توجه کنید. با مدیریت این موارد، می‌توانید محیط یادگیری بهتری برای همه شرکت‌کنندگان جلسات ایجاد کنید.

اگر می‌خواهید از مزایای طراحی استاندارد اتاق کنفرانس برای مجموعه خود بهره ببرید، نکات زیر را برای برنامه‌ریزی چیدمان به‌طور مؤثر دنبال کنید.

اتاق کنفرانس یا جلسات با طراحی مدرن

1- از تجهیزات با کیفیت استفاده کنید

هنگام آماده‌ سازی فضای کنفرانس، تجهیزات مناسب برای همکاری تیم و ارائه‌ کنفرانس بسیار ضروری هستند. شما می‌خواهید ابزارهایی در اختیار کارمندان و مشتریان قرار دهید که بتوانند ایده‌ هایشان را به اشتراک بگذارند، اطلاعات را پردازش کنند و در طول جلسه با دیگران همکاری داشته باشند. اتاق‌های کنفرانس مدرن به ابزار هوشمند نیاز دارند تا همه افراد تجربه‌ای راحت‌ تر و دلنشین تر داشته باشند. برخی از تجهیزات کلیدی که باید در فضای اتاق جلسات خود قرار دهید عبارت‌اند از:

• تخته‌های هوشمند: با تخته‌های هوشمند می‌توانید در حین توضیح مفاهیم موضوعی ضروری و درگیر کردن شرکت‌کنندگان پیرامون مسائل مهم، جذابیت بصری ایجاد کنید.
• پروژکتورها و صفحه‌نمایش‌ها: برای انتقال ایده‌ های کلیدی به شرکت‌ کنندگان و کمک به فهم و حفظ اطلاعات از یک سیستم پروژکتور و صفحه‌ نمایش پیشرفته استفاده کنید..
• سیستم‌های صوتی: اطمینان حاصل کنید که همه می‌توانند به‌وضوح صدا را بشنوند و اطلاعات ارائه‌ شده را دنبال کنند. وجود یک سیستم صوتی کارآمد که صدای شفاف و واضح را در سراسر اتاق ارائه دهد، ضروری است.

چیدمان دایره ای شکل اتاق جلسات

2- فضای اتاق را متناسب با وسعت جلسات در نظر بگیرید

صرف‌نظر از اندازه فضای شما، باید به ظرفیت جلسات و چیدمان مناسب توجه کنید. محیطی ایجاد کنید که برای تعداد افرادی که قصد میزبانی آن‌ها را دارید، راحت باشد و اطمینان حاصل کنید که شرکت‌ کنندگان فضای شخصی کافی دارند. باید اتاق را به گونه‌ ای تنظیم کنید که حتی در جلسات گروهی بزرگ، هر فرد به طور مجزا فضای کافی داشته باشد.

3- رنگ‌ های سالن جلسات را با دقت انتخاب کنید

رنگ‌ها می‌توانند تأثیر زیادی بر نحوه درک شرکت‌ کنندگان از شرکت شما و تعامل آن‌ها با محتوای جلسه داشته باشند. دکوراسیون و طراحی داخلی اتاق را در نظر بگیرید و مطمئن شوید که با تم کلی ساختمان هماهنگ است. اگر کسب و کار شما یک شرکت نوپا است، بهتر است عناصر مهیج تری را به اتاق اضافه کنید. اما اگر جلسه‌ ای رسمی برگزار می‌کنید، احتمالاً به طراحی کلاسیک و شیک‌ تر نیاز خواهید داشت.

صرف‌ نظر از سبک طراحی داخلی، رنگ‌هایی را انتخاب کنید که به آرامش و تعامل شرکت‌کنندگان کمک کند. رنگ‌های برند شرکت خود را در طراحی اتاق بگنجانید و به این فکر کنید که انتخاب‌ های شما در زمینه طراحی چگونه بر جو کلی اتاق تأثیر می‌گذارند. به عنوان مثال، رنگ‌های روشن می‌توانند فضا را بزرگتر نشان داده و محیط سرزنده تری ایجاد کنند. همچنین ممکن است بخواهید در اتاقی با پالت رنگی خنثی، یک دیوار برجسته با رنگ متفاوت اضافه کنید. برخی از رنگ‌ های شاد می‌توانند خلاقیت و انرژی را تقویت کنند.

پالت رنگی روشن اتاق جلسه

4. فضای اتاق جلسه را انعطاف‌ پذیر کنید

از آنجا که ممکن است اتاق کنفرانس شما برای اهداف متفاوت در زمان‌ های مختلف مورد استفاده قرار گیرد، اطمینان حاصل کنید که این فضا قابل تنظیم و انعطاف‌پذیر است تا بتواند با نیازهای شما سازگار شود. یکی از گزینه‌های عالی برای انعطاف‌پذیرتر کردن این فضا، سرمایه‌گذاری در مبلمان متحرک یا مبل تاشو است. گزینه‌هایی که به شما امکان می‌دهند صندلی‌ اداری و میزها را به راحتی جا به‌ جا کنید، به شما کمک می‌کنند تعداد بیشتری یا کمتری از شرکت‌کنندگان را متناسب با نیاز خود تنظیم کنید. اگر میزبان رویدادی هستید که شامل جلسات تفکیک‌شده یا گروه‌های کوچک مشارکتی است، مبلمان متحرک این امکان را به شرکت‌کنندگان می‌دهد که تنظیمات نشستن خود را برای بحث در گروه‌های کوچک‌تر تغییر دهند.

برخی از گزینه‌ هایی که می‌توانید برای ایجاد یک فضای انعطاف‌ پذیرتر در نظر بگیرید، شامل صندلی‌ها و میزهای چرخدار، صندلی‌ های سبک یا مبلمان قابل حمل است که می‌توانید در طول جلسه آن‌ها را تنظیم کنید. حتی ممکن است از دیوارهای متحرک استفاده کنید که فضای جلسه شما را به اتاق‌ های کوچک‌ تر تقسیم می‌کند. این عناصر انعطاف‌پذیر به کل تیم شما اجازه می‌دهد تا انرژی بیشتری در جلسات داشته باشند و ارتباطات منظم تری داشته باشند.

5. چیدمان میز جلسه را در نظر بگیرید

چیدمان میز کنفرانس می‌تواند عنصری کلیدی در ایجاد تعامل میان شرکت‌کنندگان باشد. اگر با گروهی کوچک جلسه برگزار می‌کنید، یک میز می‌تواند به همه احساس برابری بدهد و به شروع جلسه و بحث کمک کند. چیدمانی را انتخاب کنید که بهترین تناسب را با نوع جلسه شما داشته باشد.

اتاق جلسات با طراحی سنتی

برای مثال، یک میز جلسه کلاسیک ممکن است برای جلسات رسمی ایده‌ آل باشد. اگر می‌خواهید تعامل بیشتری با شخص ارائه‌ دهنده ایجاد کنید، یک میز U شکل می‌تواند به شرکت‌کنندگان کمک کند تا بهتر بر یک نقطه مشخص تمرکز کنند. برای یک جلسه با هدف ایجاد همفکری، یک میز کاری مشترک می‌تواند کار گروهی را برای شرکت‌کنندگان آسان‌ تر کند.

6. استفاده از نور طبیعی در سالن جلسات

برای تشویق به تمرکز بهتر و مشارکت بیشتر، استفاده از نور طبیعی در اتاق را در نظر بگیرید. تحقیقات نشان داده‌اند که مواجهه بیشتر با نور طبیعی در محیط‌های کاری می‌تواند سلامت و بهره‌ وری کلی کارکنان را بهبود بخشد. با ایجاد یک فضای کنفرانس با نور طبیعی بیشتر، می‌توانید به شرکت‌کنندگان کمک کنید هوشیارتر شده و مشارکت بیشتری داشته باشند و ریسک ابتلا به سردرد، خستگی چشم و سایر ناراحتی‌ها را کاهش دهید.

دکوراسیون کلاسیک اتاق جلسات

هنگام انتخاب اتاق برای جلسات، گزینه‌ هایی را انتخاب کنید که پنجره‌های زیادی داشته باشند تا نور طبیعی بیشتری وارد اتاق شود. پرده‌ها را باز کنید و اجازه دهید نور خورشید بیشتری در جلسات بتابد. اگر فضای جلسه شما پنجره ندارد، می‌توانید از چراغ‌ هایی با نور طبیعی استفاده کنید تا اثرات مثبت نور خورشید را شبیه‌سازی کنید. تلاش کنید از نورهای گرم‌تر استفاده کنید تا فشار روی چشم را کاهش دهید و شرکت‌کنندگان در طول جلسه احساس راحتی بیشتری داشته باشند.

7. صداهای مزاحم را به حداقل برسانید

وجود سر و صدای زیاد در محیط اطراف می‌تواند به طور قابل توجهی حواس شرکت‌ کنندگان را پرت کند، بنابراین  بر ایجاد فضایی با حداقل صدا های مزاحم تمرکز کنید. اگر افراد حاضر در اتاق صداهای خارج از اتاق، صدای خیابان از طریق پنجره‌ها یا فعالیت‌های اتاق دیگر را بشنوند، انتظار داشته باشید که تعداد زیادی از افراد حواسشان در طول جلسات پرت شود.

برای کمک به کاهش صداهای بیرونی، می‌توانید از چند گزینه مختلف استفاده کنید. اضافه کردن از عایق‌ بندی بیشتر یا استفاده از ویژگی‌های طراحی آکوستیک می‌تواند به همه در اتاق کمک کند که بهتر یکدیگر را بشنوند و بدون حواس‌ پرتی با همدیگر صحبت کنند. ممکن است نوارهای عایق صوتی را به درها یا پنجره‌های اتاق جلسه اضافه کنید تا صدای اضافی را محدود کنید. نصب یک سیستم صوتی مناسب نیز می‌تواند بخش مهمی از بهبود کیفیت تمرکز و بحث باشد.