سالن مخصوص برگزاري کنفرانس که داراي يک ميز جلسه بزرگ به همراه چند صندلي کنفرانس مي باشد و در مقابل ميز يک تلويزيون بزرگ قرار گرفته است

شش المان اصلی برای چیدمان اتاق کنفرانس

دکوراسیون اداری

اتاق کنفرانس یا سالن جلسات، جزو بخش های اصلی یک شرکت یا داره می باشد. مهم نیست یک کمپانی بزرگ با هزاران کارمند دارید یا یک کسب و کار کوچک با پنج نفر عضو، در هر صورت شما به محیطی مخصوص جلسات احتیاج خواهد داشت. هنگام طراحی یک اتاق جلسه، شما باید چندین فاکتور را در نظر بگیرید. در این مقاله شما را با اصول کلی طراحی یک اتاق کنفرانس آشنا می نماییم. پس با ما همراه باشید.

اهمیت طراحی دکوراسیون داخلی اتاق جلسات

اینکه قبلا وارد اتاق های جلسه شده اید به این معنی نیست که همه چیز را در مورد این فضا ها می دانید. اتاق کنفرانس باید به گونه ای طراحی شود که افراد حاضر در آن بتوانند به راحتی فعالیت خود را انجام داده و از ابزار های موجود استفاده نمایند. چیدمان ایده آل اتاق جلسات باید موجب سهولت استفاده از تجهیزات قرار گرفته در این فضا بشوند.

فضاي مخصوص برگزاري کنفرانس ها و جلسات آنلاين و حضوري که داراي يک ميز کنفرانس بزرگ به همراه چند صندلي کنفرانس مي باشد و چندين نمايشگر بزرگ در اتاق نصب شده اند

محیط برگزاری جلسات اداری با طراحی مدرن

بعداز شیوع بیماری کرونا برخی از شرکت ها تغییراتی در ساختار خود ایجاد نموده و در این راستا برخی از قسمت های کمپانی خود را حذف کردند. علت این کار این بود که باعث تجمع هر چه کمتر کارمندان در محیط کار بشوند. اما با این وجود نیز اتاق کنفرانس را نمیتوان حذف نموده یا نادیده گرفت.

دکوراسیون داخلی سالن های جلسات، طی سالهای گذشته دچار تغیراتی شده است. احتمالا خود شما شاهد این تغییرات باشید. اتاق های کنفرانس از مکان های کسل کننده و تاریک تبدیل به فضاهای مدرن شده اند. این امر موجب افزایش بازدهی این محیط ها گشته است.

محيط يک اتاق کنفرانس که مجهز به يک ميز و چندين صندلي کنفرانس مشکي رنگ مي باشد

فضای مدرن برگزاری جلسات

اگر قصد ایجاد یک اتاق کنفرانس جدید برای خود دارید یا چنانچه میخواهید دکوراسیون سالن جلسات خودتان را به روز نمایید، در هر دو صورت این مقاله اطلاعات مورد نیازتان را فراهم می سازد.

محل برگزاري جلسات در يک اداره يا شرکت که مجهز به ست ميز و صندلي کنفرانس مي به رنگ شيري و طوسي مي باشد

نمونه ای از میز و صندلی مناسب اتاق کنفرانس

نکات اصلی در طراحی مبلمان اتاق کنفرانس

طراحی ایده آل اتاق کنفرانس این امکان را به افراد می دهد که به راحتی وارد این مکان شده و از آن خارج شوند. در عین حال فضای مناسب برای قرار گرفتن تجهیزات مورد نیاز و استفاده از آنها را فراهم می سازد. در ادامه شیش نکته که باید هنگام طراحی اتاق جلسه رعایت نمایید را عنوان می کنیم.

سالن جلسات يک شرکت مدرن که داراي يک ميز کنفرانس و چندين صندلي کنفرانس مي باشد و ديوار هاي اتاق به رنگ سفيد مي باشند

اجزای مبلمان یک اتاق کنفرانس

نکاتی که برای چیدمان اتاق جلسات باید در نظر گرفته شود شامل:

  • انواع چیدمان اتاق کنفرانس
  • اجزای مبلمان اتاق کنفرانس
  • تجهیزات مورد استفاده در اتاق جلسه
  • نرم افزار مورد نیاز در اتاق کنفرانس
  • بررسی موضوع دسترسی به این اتاق ها
  • لزوم وجود دستور العمل و قوانین در این محیط
اتاق مخصوص کنفرانس ها و جلسات اداري که داراي چيدمان مدرن مي باشد و مجهز به چند صندلي و يک ميز کنفرانس مي باشد و ديوار هاي اين اتاق شيشه اي هستند

چیدمان یک فضای مخصوص جلسات اداری

انواع چیدمان سالن جلسات

چیدمان یک محیط، بستگی به نوع کاربری و فعالیت انجام شده در آن مکان دارد. به عنوان مثال چیدمان فضای مخصوص پذیرایی متفاوت با چیدمان محل کار می باشد. دو سبک کلی برای چیدمان اتاق کنفرانس وجود دارد؛ چیدمان به صورت اتاق جلسه ای و چیدمان u شکل.

سالن جلسات يک اداره که شامل يک ميز بزرگ کنفرانس به رنگ بژ روشن و چند صندلي کنفرانس مشکي رنگ مي باشد که دور ميز چيده شده اند

طراحی داخلی یک اتاق کنفرانس امروزی

چیدمان به صورت خطی

در این مدل، یک میز جلسه در مرکز اتاق قرار داده می شود و صندلی های کنفرانس دور تا دور میز چیده می شوند. این نوع طراحی بیشتر مناسب جلسات حضوری می باشد، زیرا کارمندان می توانند به راحتی همدیگر را دیده و با هم صحبت نمایند و در عین حال از لوازم موجود در محیط بهره مند گردند.

چيدمان يک اتاق جلسه به شکل حرف انگليسي يو که شامل يک ميز جلسه بزرگ يو شکل و چندين عدد صندلي کنفرانس مي باشد

طراحی داخلی یک اتاق جلسه به شکل حرف انگلیسی U

چیدمان U شکل

در این سبک، میز ها به شکل حرف انگلیسیU در کنار یکدیگر قرار می گیرند و صندلی ها در اطراف میز چیده می شوند. در رو به روی میز نیز یک وایت برد یا صفحه نمایش قرار داده می شود. این چیدمان بیشتر برای جلسات آنلاین و یا جلساتی که شخصی به عنوان مجری در آن حضور دارد مناسب هستند.

اتاق جلسه مدرن که مجهز به يک ميز کنفرانس بزرگ و چند عدد صندلي مي باشد که به دور ميز چيده شده اند و همچنين يک يا دو صفحه نمايش رو به روي ميز قرار گرفته است

طراحی داخلی یک اتاق جلسه امروزی

مرور فاکتور های مربوط به چیدمان اتاق جلسه

برای بررسی نهایی چیدمان اتاق کنفرانس باید موارد زیر در نظر بگیرید:

  • ابتدا مشخص نمایید که چه نوع جلسات، کنفرانس ها، و یا کارگاه هایی در مکان مورد نظر برگزار خواهد شد و به چه تعداد صندلی کنفرانس احتیاج خواهید داشت.
  • همچنین مساحت کلی اتاق جلسه را در نظر داشته باشید.
  • قبل از اقدام نهایی، ابتدا طرح یا نقشه از چیدمان مورد نظر خود تهیه کنید.
ميز و صندلي به کار رفته در مبلمان يک اتاق جلسات اداري

اجزای مبلمان محیط مخصوص برگزاری جلسات اداری

اجزای مبلمان اتاق کنفرانس

اگر شما چند اتاق کنفرانس دارید، بهتر است از لحاظ ظاهری آنان را متمایز سازید تا پرسنل بتوانند به راحتی این محیط ها را  از یکدیگر تشخیص دهند. شما می توانید با ترکیب رنگ ها و لوازم تزئینی فضای متفاوتی ایجاد نمایید. صندلی های کنفرانس مورد استفاده در اتاق جلسات باید طراحی ارگونومیک داشته و راحت باشند، تا افراد بتوانند بدون هیچ مشکلی برای مدت طولانی روی این صندلی ها بنشینند. گرچه لازم نیست از مبلمان گران قیمت برای اتاق کنفرانس استفاده نمایید، اما توجه داشته باشید که همین جزئیات ریز باعث افزایش کارآمدی و بازدهی محیط می شوند. به عنوان مثال استفاده از صندلی های چرخ دار کارمندان را تشویق می نماید تا قبل از ترک کردن اتاق، صندلی ها را در جای خود قرار دهند.

ميز و صندلي هاي مناسب براي استفاده در يک اتاق جلسه

نمونه ای از میز و صندلی های مخصوص اتاق کنفرانس

انتخاب مبلمان مناسب برای اتاق جلسات

به طور کلی، هنگام انتخاب اجزای مبلمان، باید موارد زیر را در نظر گرفت:

  • مناسب ترین نوع، سایز و مدل مبلمان را با توجه کاربری و نیاز های اتاق کنفرانس دفترتان انتخاب نمایید. به عنوان مثال اگر افراد زیادی در جلسات شما حاضر می شوند، بهتر است میز بزرگی رابرای اتاق جلسات تهیه کنید، اما در صورتی که میز شما خیلی بزرگ تر از حد نیاز باشد، فاصله بین شرکت کنندگان در کنفرانس زیاد شده و ارتباط بین آنها سخت می شود.. همچنین صندلی هایی را انتخاب نمایید که ارتفاعشان با ارتفاع میز کنفرانس متناسب باشد.
  • سیستم کنترل نور پردازی یا کلید چراغ ها باید در نقطه ای قرار بگیرند که پیدا کردن و دسترسی به آنها راحت باشد. این موضوع برای کسانی که کنفرانس را مدیریت می نمایند حائز اهمیت است. برای پنجره های نورگیر، حتما پرده نصب نمایید تا پرسنل بتوانند نور اتاق را کنترل کنند.
  • در دکوراسیون اتاق از پنل هایی استفاده نمایید که کیفیت صدا را بهبود می بخشند. اینکه صدای کارمندان در این محیط به راحتی به یکدیگر برسد و صدای بخش های خارجی وارد این فضا نشود به افزایش بازدهی این اتاق کمک می کند.
تجهيزات و لوازم به کار رفته در يک اتاق جلسه مدرن که شامل يک صفحه نمايش بزرگ نيز مي باشد

تجهیزات فنی و لوازم مورد نیاز در یک اتاق جلسه مدرن

تجهیزات فنی مورد نیاز در سالن کنفرانس

علاوه بر مبلمان اتاق کنفرانس، باید از تجهیزات فنی مناسب در این محیط ها بهره مند گشت تا امکان برگزاری کنفرانس ها و جلسات آنلاین نیز فراهم گردد. علاوه بر یک صحفه نمایش استاندارد، باید لوازم صوتی و تصویری مورد نیاز را تهیه نمایید تا جلسات آنلاین بدون مشکلی برگزار شوند. توجه کنید وسایل مورد نیاز حرفه ای و با کیفیت باشند. به عنوان مثال از دوربینی استفاده کنید که به صورت 120 درجه اتاق جلسه را پوشش دهد تا شرکت کنندگان مجازی بتوانند به راحتی با سایر اعضای حاضر در سالن ارتباط گیرند.برای شرکت هایی که نیاز به سرعت عمل بالا دارند، همکاری بین اعضا بسیار مهم و حیاتی است. وایت برد های اداری این امکان را به پرسنل می دهند تا ایده های خود را با یکدیگر به اشتراک گذارند. چنانچه از کامپیوتر در این محیط استفاده می شود، می توانید یک میز کامپیوتر جداگانه برای این اتاق تهیه نمایید.

يک تخته هوشمند با حاشيه مشکي و صفحه سفيد در يک پس زمينه سفيد

تخته هوشمند مناسب محیط های اداری مانند اتاق کنفرانس

علاوه بر وایت برد ها، امروزه از تخته های هوشمند یا اسمارت برد نیز در ادارات استفاده می شود. این تخته ها دارای صفحه نمایش لمسی هستند که به کاربران این امکان را می دهد که علاوه بر نوشتن و رسم کردن مطالب مورد نظر، آنها را در یک کامپیوتر ذخیره سازی نموده و بعدا در صورت نیاز ویرایش کنند. البته استفاده از این تخته های هوشمند برای همه دفاتر کاری ضروری نیست. اگر نیازی به این لوازم ندارید از خرید آنها صرف نظر نمایید. به همین دلیل لازم است که در ابتدا اهداف و پیش نیازهای اداره یاشرکت خود را مشخص نمایید تا از صرف هزینه های غیر ضروری جلوگیری کنید.

نمايي از يک اتاق کنفرانس که مجهز به يک ميز کنفرانس بزرگ و چندين صندلي کنفرانس مي باشد که دور تا دور ميز قرار گرفته اند به اضافه ي سيستم نور پردازي و تخته هوشمند و غيره

نمایی از اتاق جلسات یا کنفرانس

چک لیست تجهیزات مورد نیاز در یک اتاق کنفرانس

به طور کلی، ابزار و لوازم مورد نیاز در یک اتاق کنفرانس شامل این موارد می باشد:

  • بسیار مهم است که اینترنت پرسرعت و با کیفیت برای اتاق کنفرانس خود فراهم نمایید.
  • صفحه نمایش یا تلویزیونی مناسب با ابعاد اتاق جلسات انتخاب کنید. صفحه نمایش باید به گونه ای باشد تا حتی فردی که در دورترین نقطه سالن نشسته، به راحتی قادر باشد که تلویزیون را ببیند.
  • عملکرد لوازم صوتی و تصویری مسئله پر اهمیتی است. باید اطمینان حاصل نمایید که بلند گو ها و تلفن های مورد استفاده در اتاق کنفرانس از کیفیت بالایی برخوردار بوده و به درستی کار می کنند. از دوربین هایی استفاده نمایید که به خوبی اتاق جلسات را پوشش می دهند. سعی کنید تا حد امکان از تجهیزات بی سیم استفاده نمایید تا از شلوغ شدن محیط توسط سیم ها و غیره جلوگیری شود. علاوه بر این کار کردن با لوازم بی سیم راحت تر است.
  • در صورت لزوم، از فناوری های مدرن بهره مند گردید. به عنوان مثال می توانید از تخته های هوشمند، دستیاران صوتی ( مثل تکنولوژی اکوی آمازون یا گوگل نست) و یا چراغ های هوشمند استفاده کنید.
  • از نوشت افزار ها و سایر لوازم عمومی در محیط شرکت استفاده نمایید. به عنوان مثالمی توانید ابزاری مانند وایت برد ها، برگه های یادداشت، خودکار، شارژر و باطری  را در دسترس پرسنل قرار دهید.
مجموعه اي از نرم افزار هاي مورد استفاده براي مديريت و برگزاري جلسات آنلاين و اتاق هاي کنفرانس

سیستم ها و نرم افزاری مدرن برای راه اندازی و مدیریت جلسات اداری

نرم افزار های اتاق کنفرانس

نرم افزار های مورد استفاده در اتاق کنفرانس، می توانند باعث روان تر شدن و ارتقای کیفیت جلسات اداری بشوند. در گذشته به منظور برقراری تماس های لازم در یک کنفرانس از سیستم های تلفنی استفاده می شد. اما استفده از این سیستم ها برای همه شرکت ها مناسب نیست، به خصوص اگر شما تیمی از متخصصان IT ندارید که تا بتوانید ازاین ابزار استفاده نمایید. سیستم جلسات آنلاین رینگ سنترال (ringcenteral room) انقلابی در زمینه ساز و کار جلسات تلفنی یا آنلاین به حساب می روند.  این نرم افزار نیاز به هیچگونه سخت افزار خاص و گرانبهایی ندارد و از فضای دیجیتال ابری استفاده می نماید. می توانید فقط با استفاده از یک I-pad جلساتتان را شروع کنید.

يک عدد ميز و صندلي کار که کارمندي روي صندلي نشسته و با استفاده از يک لپ تاپ در يک جلسه مجازي شرکت نموده

جلسات مجازی یک اداره یا شرکت که با استفاده از تجهیزات مدرن برگزار می گردد

همچنین می توانید لوکیشن برگزاری جلسه را به همکارانتان ارسال نمایید. با تهیه این سیستم می توانید به سادگی و با یک کلیک جلسه را آغاز نمایید.

همچنین می توانید از نرم افزار های خاصی برای زمان بندی جلسات و رزرو اتاق های کنفرانس استفاده کنید. به این ترتیب مجبور نخواهید بود تمام دفتر کار یا اداره را برای پیدا کردن یک اتاق جلسه خالی بگردید.

يک وبينار که بين پرسنل يک اداره يا شرکت برگزار گرديده و کارمندان دور ميز کنفرانس نشسته و در حال صحبت با فردي که تصويرش در نمايشگر نشان داده مي شود هستند

برگزاری کنفرانس های آنلاین و جلسات مجازی

مواردی مهم در انتخاب نرم افزار مناسب

قبل از تهیه نرم افزار مخصوص جلسات آنلاین، باید این موارد را لحاظ نمود:

  • اینکه از چه نوع ابزاری در سالن جلسات استفاده نمایید، بیشتر به این موضوع بستگی دارد که چه نوع کنفرانسی در محیط مورد نظر برگزار می گردد. به عنوان مثال اگر شما کنفرانس ها را به صورت مجازی برگزار می کنید یا نیاز دارید که از جلسات ویدیو ضبط نمایید، باید تجهیزات مربوطه را فراهم سازید.
  • با توجه به نیاز ها و خواسته های خود، نرم افزار مناسب ویدیو کنفرانس را انتخاب نمایید. نرم افزار های زیادی برای برگزاری جلسات آنلاین یا ویدیو کنفرانس ها موجود می باشد، بنابراین شایسته است که بعد از انجام بررسی های لازم، برنامه ای که برای شما بهتر است را برگزینید.
  • از نرم افزار های مخصوص برا زمان بندی استفاده از اتاق های کنفرانس بهره مند گردید. این برنامه ها اطلاعاتی مانند: رزرو بودن یا خالی بودن اتاق ها، تجهیزات موجود در هر اتاق در حال حاضر، میانگین استفاده از این سالن ها در یک بازه زمانی خاص و اطلاعاتی از این قبیل را نشان می دهند.
محل برگزاري جلسات و کنفرانس هاي اداري که مجهز به يک ميز جلسه بزرگ و چند صندلي کنفرانس مي باشد

موقعیت و دکوراسیون اتاق مخصوص جلسات که به راحتی قابل تشخیص می باشد

اهمیت دسترسی در سالن جلسات

منظور از دسترسی، هم موقیت مکانی اتاق جلسه و هم چیدمان ابزار و تجهیزات به کار رفته در این محیط می باشد. در ادامه نکات مهمی در رابطه با موضوع دسترسی عنوان می کنیم. موارد ذکر شده را مطالعه نموده و از وجود آنها در اتاق کنفرانس شرکت یا اداره خود اطمینان حاصل فرمایید.

اتاق جلسه اي با ديوار هاي شيه اي که مجهز به ميز و صندلي هاي مخصوص کنفرانس مي باشد

موقعیت و طراحی مناسب یک اتاق جلسات که باعث می شود کارمندان تازه وارد یا مهمانان به راحتی آن را پیدا نمایند

موقعیت مکانی اتاق جلسه

محل اتاق جلسات باید به گونه ای باشد که افراد بتوانند به راحتی و در کمترین زمان ممکن آنها را پیدا کنند. برای این منظور می توانید از روش نشانه گذاری نیز استفاده نمایید.

محل برگزاري جلسات در يک اداره که مجهز به ميز و صندلي اداري مخصوص کنفرانس، صفحه نمايش و تخته هوشمند مي باشد

چینش و موقعیت قرار گیری تجهیزات موجود در یک اتاق کنفرانس

چینش تجهیزات در اتاق کنفرانس

به محل قرار گرفتن وایت برد ها و صفحه های نمایش دقت فرمایید. ممکن است که فقط به موضوع در دیدرس بودن این اشیا توجه کنید. اما شما باید این نکته را لحاظ نمایید که تخته ها و صفحه هاینمایش باید در دسترس تمام اعضا، از جمله افرادی که روی ویلچر می نشینند، باشد.

اتاق کنفرانس يک اداره که داراي يک در سفيد رنگ در ابعاد متوسط مي باشد و ديوار هاي اتاق شيشه اي است

راهرو و درب ورودی اتاق کنفرانس

راهرو ها و ورودی های سالن

درها باید به اندازه کافی عریض باشند تا همه افراد، از جمله کسانی که با ویلچر حرکت می نمایند بتوانند به راحتی از آنها عبور کنند. علاوه بر این درها نباید به قدری سنگین باشند که بستن آنها دشوار باشد. همیشه فضایی را در اطراف میز کنفرانس ، برای حرکت و جا به جا شدن افراد در نظر بگیرید.

نصب دستورالعمل ها و قوانين لازم در يک محيط اداري به صورت مکتوب به روي ديوار

استفاده از نوشته ها به منظور تبیین و توضیح مقررات در یک شرکت یا دفتر کار

لزوم دستور العمل ها در اتاق جلسات

برای اینکه افراد بدانند که چگونه باید از تجهیزات و فضای موجود استفاد کنند، باید یک سری دستور العمل ها یا قوانین خاصی در رابطه با این محیط ها تنظیم کنید. برای مثال اطلاعات اینترنت Wi-Fi یا چگونگی رزرو کردن اتاق. همچنین می توانید در شرایطی خاص مثل دوران همه گیری بیماری کرونا اطلاعاتی در رابطه چگونگی حفظ سلامتی هنگام فعالیت دراین محیط تهیه کرده و در دسترس پرسنل قرار دهید.

محل برگزاري جلسات اداري که داراي ميز و صندلي کنفرانس، صفحه نمايش و وايت برد مي باشد

اتاق جلسات اداری

به عنوان نتیجه گیری می توان گفت که ایجاد حس راحتی در اتاق کنفرانس، هدف اصلی طراحی این محیط ها می باشد. استفاده از ابزار و تجهیزات مناسب در این فضا، کمک شایانی به شما می نماید. ابتدا باید نیاز های کارکنان اداره و نوع فعالیت های انجام شده در اتاق را مشخص نمایید.  سپس می توانید به انتخاب لوازم مناسب بپردازید.

هیات تحریریه چوبیکانو نگاه شما را ارج می نهد

ارتباط با ما

خرسندیم که نقطه نظرات شما را بخوانیم ثبت پاسخ هیات تحریریه چوبیکانو را از طریق پیامک به شما اطلاع می دهیم
اولین نفری باشید که دیدگاهی را ارسال می کنید برای “شش المان اصلی برای چیدمان اتاق کنفرانس”

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *

مشاوره و بازدید حضوری
سفارش سازی
بهترین قیمت
تحویل در محل

چوبیکانو تلفیق خلاقیت و نوآوری از سرزمین هنر و زیبایی ایران ©2020